Virtuelle Messe: Welche Vor- und Nachteile haben virtuelle Alternativen zu Messen?

In Zeiten, in denen Messen nicht gewohntermassen stattfinden können, wird der Ruf nach Alternativen wie virtuellen Messen, Webinare und Calls immer lauter. Doch bisher konnte sich keine Hybrid-Technologie global durchsetzen, und jedes Unternehmen ist auf sich allein gestellt. Individuelle Verkaufslösungen sind gefragt, und auch wir von Z3  tragen hier einen Beitrag zu.

In den letzten Monaten haben wir uns intensiv mit zahlreichen möglichen Alternativen auseinandergesetzt und diese auch realisiert. Nun ist es Zeit, konkreter zu werden und Ideen mit unseren Partnern und Kunden lösungsorientiert in die Praxis umzusetzen. Wir von Z3 sind der festen Überzeugung, dass wir alle gemeinsam ein starkes Netzwerk bilden können.

Doch bevor wir unsere digitale Lösung vorstellen, möchten wir Ihnen einen Überblick über die Vor- und Nachteile virtueller Messen verschaffen.

Ein grosser Vorteil virtueller Messen liegt ganz klar auf der Hand: räumliche Flexibilität. Jeder kann an der Messe teilnehmen, egal, wo er sich gerade befindet, und egal, welche Einschränkungen möglicherweise aktuell herrschen. Digitale Messen bestechen mit einer nie dagewesenen Vielfalt. So können Talks beispielsweise per Stream stattfinden.

Eine Moderatorin oder ein Moderator befindet sich in einer Sendezentrale, und die Talk-Gäste sowie das Publikum werden live dazugeschaltet. Lassen es die Rahmenbedingungen zu, können Gäste und Zuhörer selbstverständlich auch in der Sendezentrale vor Ort sein. Jeder Teilnehmende hat also die freie Wahl, ob er persönlich anwesend sein möchte oder sich bequem online zuschaltet.

Die räumliche Flexibilität leitet direkt auf einen weiteren Vorteil über: die Zeit- und Kostenersparnis. Messebesucher, die weit entfernt wohnen, müssen keine hohen Reise- und Übernachtungskosten mehr entrichten. Auch die Dauer der Anreise, die oftmals abschreckend wirkt, entfällt.

Zeit und Geld sind also keine einschränkenden Faktoren mehr für Messe-Interessierte. Alles, was diese benötigen, ist ein Internetzugang und gegebenenfalls ein Online-Ticket. Die Messe kann ganz bequem virtuell besucht werden, während der Gast gemütlich zu Hause auf der Couch sitzt.

Aus Sicherheitsgründen darf in jeder Messe-Location nur eine gewisse Anzahl an Personen anwesend sein. Die Teilnehmerzahlen sind also zwangsläufig begrenzt. Dank der virtuellen Messe gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Solange die Server der Belastung standhalten, können sich Messebesucher in unbegrenzter Zahl einloggen.

Hinzu kommt, dass der Anzahl der Hauptbühnen, Nebenbühnen, Workshop-Räume und mehr keine Grenzen gesetzt sind. Welche Messe-Location kann das schon von sich behaupten? Virtuell können zahlreiche Events gleichzeitig stattfinden.

Darüber hinaus haben Besucher online die Möglichkeit, ein Event unauffällig zu verlassen, wenn es für sie eher uninteressant ist. Per Mausklick wählen sie sich ganz einfach in eine andere Veranstaltung ein, die sie eher anspricht.

Einige Personen kostet es viel Überwindung, sich in einem vollen Saal rege an Diskussionen zu beteiligen oder Fragen zu stellen. Oftmals ist die Scham zu gross. Digital fühlen sie sich hingegen sicherer, denn das Internet sorgt für eine gewisse Distanz.

Im Rahmen virtueller Messen kann es daher mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit zu deutlich angeregteren Gesprächen in der Gruppe kommen. Personen, die sich persönlich vor Ort vermutlich nicht beteiligt hätten, sind virtuell oftmals aktiver. Sie können so deutlich mehr von dem Event profitieren, an dem sie gerade teilnehmen.

Auf Messen erhalten die Besucher so intensive Einblicke in gewisse Themen wie nirgendwo sonst. Interessante Interviews, Podiumsdiskussionen und mehr finden statt. Im Rahmen einer virtuellen Messe kann jeder von diesen wertvollen Inhalten profitieren – ob er nun persönlich anwesend ist oder nicht.

Möglich ist das unter anderem durch das Speichern der Übertragung in Form separater Videos. Selbstverständlich ist dies aus datenschutzrechtlichen Gründen nur nach Absprache mit den Involvierten möglich. Auf diese Weise generieren Unternehmen wertvolles Marketing-Material, das beispielsweise auf der eigenen Webseite oder auf Social Media genutzt werden kann. Das Event lebt also online weiter, auch wenn es schon längst vorbei ist.

Ein enormer Vorteil, der sich für Veranstalter ergibt, ist die erhöhte Effizienz. Virtuelle Messen können nahezu immer stattfinden, und das Risiko einer kurzfristigen Absage und eines damit einhergehenden finanziellen Verlusts minimiert sich.

Hinzu kommt der Wegfall zahlreicher organisatorischer Aufwendungen. Dazu gehört nicht nur das Buchen von Locations, Messebauern und mehr. Auch das Reisemanagement fällt weg. Die Organisation von Unterbringung und Verpflegung für Veranstaltungspersonal, geladene Gäste und weitere Involvierte ist nicht notwendig.

Auf einer Messe werden zahlreiche Kontakte geknüpft. Heutzutage festigt man diese vor allem online. Doch Besucher einer «Offline-Messe» sind oftmals etwas überfordert von all den Eindrücken, die ihnen dort geboten werden. Namen bestimmter Personen und Unternehmen vergessen sie dann schlichtweg. Möglicherweise ist das Interesse auch schon wieder verflogen, sobald sie wieder zu Hause angekommen sind.

Oftmals bleibt es dann also bei dem flüchtig geknüpften Kontakt. Findet eine Messe hingegen virtuell statt, sind Unternehmens- und Personennamen immer wieder einsehbar. Ausserdem sitzt der Besucher direkt an der Quelle für intensiveren Kontakt: dem PC.

Er kann also sofort online nach dem Namen suchen und sich über die Webseite oder per Social Media vernetzen. Das geht sogar schon, während er noch dem Vortrag der entsprechenden Person lauscht.

Für mehr Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit und Messeveranstaltungen miteinander zu vereinen, ist nicht immer leicht. Gründe dafür sind unter anderem:

• Transporte von Baumaterialien
• Anreise von Personal, geladenen Gästen und Besuchern
• erhöhtes Müllaufkommen aufgrund unzähliger Flyer und weiterer Werbemittel
• hoher Stromverbrauch

All diese und weitere Aspekte, die die CO2-Werte ansteigen lassen, entfallen dank virtueller Messen. Die Veranstaltungen werden deutlich umweltfreundlicher.

Laufen Veranstaltungen digital ab, macht dies oft den Anschein, man müsste alle Geschehnisse nur filmen und im Internet verfügbar machen. Doch damit ist es natürlich nicht getan. Auch hybride Events stellen gewisse Anforderungen. Zudem dürfen die Bedürfnisse der Online-Besucher keinesfalls aus den Augen verloren werden.

Die Distanz: Vor- und Nachteil zugleich

Die bereits erwähnte Distanz, für die das Internet sorgt, wurde als Vorteil für scheue Besucher aufgeführt. Doch sie kann sich auch in eine gegenteilige Richtung entwickeln. Ein wichtiger Punkt, der eine Messe so besonders macht, ist das entstehende Gemeinschaftsgefühl. Zahlreiche Personen, die die gleichen Interessen haben, dieselben Visionen teilen und sich in eine ähnliche Richtung weiterentwickeln möchten, kommen zusammen.

Ein gewisses Zugehörigkeitsgefühl kann zwar auch online aufgebaut werden, aber bei weitem nicht in diesem Ausmass. Es ist deutlich schwerer, Teilnehmer online zu fesseln. Gross ist die Versuchung, in einem kurzen Moment der Langeweile ins World Wide Web abzutauchen.

Es gilt also, die Teilnehmer gezielt und auf vielfältige Weise immer wieder anzusprechen. Sie sollen am Ball bleiben und die virtuelle Messe nicht schon nach wenigen Minuten verlassen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Aufmerksamkeit durchgängig aufrechtzuerhalten, wie zum Beispiel:

• Nutzung von Live-Chats
• Echtzeitumfragen
• gemeinsame Aktionen mit Utensilien, die bereits im Vorfeld verschickt wurden
• Mediawalls, die Bilder von Teilnehmern zeigen (nur mit Zustimmung)

Inhalte müssen an Aufmerksamkeitsspanne angepasst werden

Vor dem PC oder anderen internetfähigen Endgeräten ist die Aufmerksamkeitsspanne deutlich kürzer als offline. Dazu beigetragen haben unter anderem die sozialen Medien. Hier sind Inhalte in der Regel sehr knapp gehalten, um möglichst viel in kurzer Zeit konsumieren zu können. Die Internetnutzer haben sich daran gewöhnt, weshalb es einigen von ihnen womöglich schwerfällt, langen Beiträgen online aufmerksam zuzuhören.

Deshalb ist es für den Erfolg einer jeden virtuellen Messe wichtig, sich dieser veränderten Aufmerksamkeitsspanne anzupassen. Das bedeutet nicht, dass Beiträge nun auf ein Minimum eingekürzt werden sollen. Dann würde wertvoller Mehrwert für die Besucher verloren gehen. Vielmehr sollten Beiträge in einzelne Etappen unterteilt werden.

So ist es beispielsweise sinnvoll, bei Themenwechseln kurze, vorher gedrehte Teaser einzublenden. Auch immer wiederkehrende Fragerunden können integriert werden, um den Beitrag lebendiger werden zu lassen. Bildhafte Darstellungen, unterhaltende Elemente und Möglichkeiten zur Interaktion sind wertvolle Mittel, um die Aufmerksamkeitsspanne hochzuhalten.

Unterschätzter Planungsaufwand

Das Aufrechterhalten der Aufmerksamkeitsspanne leitet direkt zu einer weiteren Herausforderung über bzw. ist sogar Teil davon: die Planung. Damit all die eben genannten Möglichkeiten optimal umgesetzt werden und fliessend ineinander übergehen, ist ein hohes Mass an Planung erforderlich.

Im Grunde kann eine virtuelle Messe mit einer Live-Sendung im TV verglichen werden. Der Planungsaufwand, der alles reibungslos verlaufen lässt, ist enorm. Doch er wird oftmals unterschätzt. Dabei ist es deutlich schwerer, Online-Publikum zu überzeugen, denn zu Hause gibt es unzählige Ablenkungen.

Gross ist die Versuchung, nebenbei andere Dinge zu erledigen oder anderweitig im World Wide Web zu surfen. Die Teilnehmer hören nur noch halbherzig zu, interagieren nicht mehr und verlassen die virtuelle Messe letztendlich vorzeitig.

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Planung ist natürlich auch, was bei technischen Problemen zu tun ist. Kommt es zu Komplikationen, ist die gesamte virtuelle Messe in Gefahr. Es gilt also, bereits im Vorhinein verschiedene mögliche Szenarien zu prüfen und für Alternativen zu sorgen. Mit der Technik steht und fällt schliesslich alles.

Das Potenzial, das die Digitalisierung liefert, ist enorm. Gemeint sind hiermit nicht nur das Erstellen von Webseiten, das Praktizieren von Online-Marketing und das Eröffnen von Online-Shops. Zahlreiche Berufsbranchen können vom digitalen Zeitalter profitieren – so nun auch die Welt der Messen.

Vor allem seit dem Jahr 2020 sind immer mehr Unternehmen online aktiv. Umso grösser wird der Bedarf an entsprechendem Know-how. Drei Hauptpfeiler sind hierbei entscheidend:

1. Webseite
2. SEO
3. Marketing Automation

Unsere Digital Roadmap zeigt Ihnen den Weg dahin genau auf. Hinzu kommt unsere eigens entwickelte Software Credema, von der bereits mehr als 3000 Unternehmen Gebrauch machen. Gern können Sie sich in einer 30-tägigen Testversion selbst ein Bild von den Vorzügen machen, die sie bietet.

Messen werden virtuell

Doch wir gehen sogar noch einen Schritt weiter und verhelfen Ihnen zu einem virtuellen Messestand. Wir haben bereits tausende Projekte visualisieren dürfen. Mithilfe unserer 360-Grad-Panoramen und virtuellen 3D-Spaziergängen sehen Ihre Kunden Ihre Veranstaltung mit eigenen Augen, obwohl sie nicht anwesend sind. Das Knüpfen von Kontakten, das Gewinnen neuer Kunden und das Schliessen lukrativer Partnerschaften kann voll und ganz virtuell stattfinden.

Ihr virtueller Messeauftritt ist ein Konzept mit Zukunft und bringt zahlreiche Erleichterungen mit sich. Er kann völlig ortsunabhängig stattfinden, und Interessierte aus aller Welt können ganz ohne Anreise teilnehmen. Zudem ist die Veranstaltung auf Wunsch 365 Tage im Jahr online zugängig und demzufolge auch Termin-unabhängig wahrnehmbar.

Virtuelle Veranstaltungen sparen unumstritten Zeit und Geld und stellen somit eine attraktive Form der Messe dar. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, Orte und Personen zu erreichen, zu denen Sie sonst vielleicht keinen Zugang gehabt hätten. Der Einsatz von hochwertiger 3D-Technologie lässt den Messebesuch real werden.

Trotz all der Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet, werden sich die virtuellen Messen auf Dauer nicht als alleinige Daseinsform durchsetzen. Dessen sind wir uns durchaus bewusst. Das reale Zusammentreffen von Menschen in der «Offline-Welt» kann nicht imitiert werden.

Dennoch sehen wir von Z3 in der virtuellen Messe eine gewinnbringende Alternative und gleichzeitig eine wertvolle Ergänzung. Offline- und Online-Messen müssen sich keineswegs gegenseitig ausschliessen.

Gern begleiten wir auch Sie und Ihr Unternehmen auf dem Weg in die digitale Welt. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und schildern Sie uns Ihre Wünsche. Voller Tatendrang und Kreativität setzen wir dann Ihr Projekt um.